§ 14 UStG · Übergangsfristen
E-Rechnung ab 2028: was Kleinunternehmer jetzt wissen müssen
Die Empfangspflicht gilt seit Januar 2025 für alle. Ab Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden, ab Januar 2028 alle übrigen B2B-Rechnungssteller – auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Solo-Selbstständige.
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Die drei Stufen im Überblick
- 1
2025: empfangen können
Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen entgegennehmen können. Eine erreichbare E-Mail-Adresse und ein Weg, die Datei zu lesen, genügen.
- 2
2027: große Versender
Ab 800.000 € Vorjahresumsatz ist der Versand strukturierter Rechnungen im B2B verpflichtend. Papier und einfaches PDF fallen weg.
- 3
2028: alle übrigen
Auch Kleinunternehmer und Freiberufler stellen E-Rechnungen aus. Nur noch B2C, Kleinbeträge und steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8–29 UStG bleiben außen vor.
Was das für dich praktisch heißt
Kleinunternehmer bleiben Kleinunternehmer
Die E-Rechnungs-Pflicht ändert nichts an § 19 UStG. Du weist weiterhin keine Umsatzsteuer aus – nur das Dateiformat ändert sich.
Der Hinweistext muss ins XML
Der Satz zur Kleinunternehmerregelung reicht nicht als Fußzeile im PDF. Im strukturierten Datensatz gehört die passende Steuerkategorie mit Begründung hinterlegt.
Word und Excel reichen nicht
Eine schön gestaltete Vorlage erzeugt kein maschinenlesbares XML. Ohne Werkzeug bekommst du keine gültige E-Rechnung.
Früher umstellen lohnt sich
Deine Kunden dürfen schon heute strukturierte Rechnungen verlangen. Wer 2026 umstellt, hat 2028 keine Hektik.
Häufige Fragen zur Pflicht ab 2028
›Muss ich als Kleinunternehmer wirklich E-Rechnungen ausstellen?
Ja, im B2B-Bereich. Ab dem 1. Januar 2028 endet die Übergangsregelung auch für Rechnungssteller mit kleinem Umsatz. Empfangen musst du E-Rechnungen bereits seit 2025.
›Gilt das auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Rechnungen an Verbraucher (B2C) sind von der Pflicht nicht erfasst. Dort bleibt ein normales PDF oder Papier zulässig.
›Was ist mit Kleinbetragsrechnungen?
Rechnungen bis 250 € brutto gelten als Kleinbetragsrechnungen und sind von der E-Rechnungs-Pflicht ausgenommen. Freiwillig darfst du sie trotzdem strukturiert ausstellen.
›Welches Format soll ich als Kleinunternehmer wählen?
Für Geschäftskunden ist ZUGFeRD praktisch, weil dein Kunde weiterhin ein lesbares PDF sieht. Für öffentliche Auftraggeber ist XRechnung mit Leitweg-ID der Standard.
›Brauche ich dafür eine Buchhaltungssoftware?
Nein. Ein reines E-Rechnungs-Werkzeug genügt, solange es EN 16931 korrekt erzeugt. FakturaPilot ist genau dafür gebaut – fünf Rechnungen sind kostenlos.
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