GoBD · § 147 AO · Aufbewahrung
GoBD-Archivierung von E-Rechnungen
Eine E-Rechnung muss im ursprünglichen strukturierten Format aufbewahrt werden – nicht als Ausdruck und nicht als neu erzeugtes PDF. FakturaPilot legt XML und PDF zusammen ab, damit die Datei bei einer Betriebsprüfung genau so vorliegt, wie sie versendet wurde.
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Was die GoBD konkret verlangen
- 1
Originalformat behalten
Die strukturierte Datei (XRechnung-XML oder ZUGFeRD-PDF) ist das Original. Ein Ausdruck oder ein nachträglich gebautes PDF ersetzt sie nicht.
- 2
Unveränderbar ablegen
Nach dem Versand darf die Datei nicht mehr still geändert werden. Änderungen gehören als neues Dokument (Storno, Korrekturrechnung) dokumentiert.
- 3
Jederzeit auffindbar
Die Ablage muss maschinell auswertbar und innerhalb der Frist lesbar sein – inklusive Suche nach Nummer, Datum und Empfänger.
So unterstützt FakturaPilot
Cloud-Archiv mit EU-Servern
Ab dem Lite-Tarif werden XML und PDF zusätzlich in der Cloud abgelegt. Speicherort ist die EU, die Übertragung ist verschlüsselt.
XML und PDF als Paar
Zu jeder Rechnung liegen beide Dateien beieinander. So hast du das rechtlich maßgebliche Original und die lesbare Fassung.
Export für den Steuerberater
Im Pro-Tarif kannst du deine Belege als DATEV-CSV übergeben – die Originaldateien bleiben im Archiv erhalten.
Revisionssichere Versiegelung
In Vorbereitung: fortlaufende Prüfsummen je Beleg, damit nachträgliche Änderungen technisch nachweisbar wären. Diese Stufe ist noch nicht aktiv.
Häufige Fragen zur Aufbewahrung
›Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Für Rechnungen gilt in Deutschland grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 147 AO, seit 2025 verkürzt von zehn Jahren). Für andere Buchführungsunterlagen wie Jahresabschlüsse bleiben zehn Jahre maßgeblich. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Im Zweifel entscheidet dein Steuerberater über den konkreten Fall.
›Reicht ein Ausdruck der E-Rechnung?
Nein. Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz das Original. Ein Papierausdruck oder ein Screenshot ist nur eine Zusatzansicht und erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht.
›Darf ich Rechnungen einfach im Ordner auf dem Laptop speichern?
Grundsätzlich ja, wenn die Dateien vollständig, unverändert, lesbar und auffindbar bleiben und du eine Verfahrensdokumentation hast. Praktisch scheitert das oft an Datenverlust und nachträglichen Änderungen – deshalb ist eine zusätzliche Cloud-Ablage sinnvoll.
›Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine schriftliche Beschreibung, wie Belege bei dir entstehen, geprüft, abgelegt und gesichert werden. Sie ist Teil der GoBD und sollte zu deinem tatsächlichen Ablauf passen.
›Ist FakturaPilot GoBD-zertifiziert?
Eine Software allein kann nicht GoBD-zertifiziert sein – die GoBD bewerten immer das Gesamtverfahren im Unternehmen. FakturaPilot liefert die Bausteine: Originalformat, unveränderte Ablage, Export und Nachvollziehbarkeit.
›Was passiert mit meinen Dateien, wenn ich kündige?
Du kannst deine Rechnungen jederzeit als XML und PDF herunterladen. Lade den Bestand vor dem Ende deines Tarifs herunter, damit du deine Aufbewahrungspflicht lokal erfüllen kannst.
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