Wachstumschancengesetz · § 14 UStG
E-Rechnungs-Pflicht 2025 bis 2028: Was wirklich gilt
Wer wann verpflichtet ist, welche Formate die Finanzämter akzeptieren und wie du ohne teure Buchhaltungs-Software konform bleibst.
Zeitachse der E-Rechnungs-Pflicht
01.01.2025
Empfangs-Pflicht für alle B2B
Jedes Unternehmen in Deutschland muss elektronische Rechnungen empfangen können. Eine simple E-Mail-Adresse reicht – aber das Format muss EN 16931-konform sein (XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1).
01.01.2027
Versand-Pflicht ab 800.000 € Umsatz
Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen aktiv versenden. Papier oder PDF reichen nicht mehr aus.
01.01.2028
Versand-Pflicht für alle B2B
Auch Kleinunternehmer und Solo-Selbstständige müssen E-Rechnungen ausstellen. EDI-Formate sind weiterhin erlaubt, sofern sie EN 16931 erfüllen.
Welches Format für welchen Fall?
B2B → ZUGFeRD 2.3
Hybrid-PDF. Dein Kunde sieht ein normales Layout, das Buchhaltungssystem liest das eingebettete XML. Empfohlen für 90 % aller Fälle.
B2G → XRechnung 3.0
Reines XML mit Leitweg-ID. Verpflichtend für Rechnungen an Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden.
Häufige Fragen zur Pflicht
›Bin ich als Freiberufler:in betroffen?
Ja. Im B2B-Bereich gilt die Pflicht unabhängig von der Rechtsform. Selbstständige und Freiberufler müssen ab 2028 spätestens E-Rechnungen versenden – empfangen schon ab 2025.
›Ist ein PDF noch eine gültige Rechnung?
Ab 2025 nur noch als 'sonstige Rechnung' im B2B – und nur mit Zustimmung des Empfängers. Reine PDFs gelten nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. ZUGFeRD ist die elegante Brücke: sieht aus wie PDF, ist aber rechtlich E-Rechnung.
›Was passiert, wenn ich die Pflicht ignoriere?
Ohne korrekte E-Rechnung verliert dein Kunde den Vorsteuerabzug. Das führt zu Reklamationen, Rückrechnungen und im Worst Case zum Verlust des Auftrags. Bußgelder sind im UStG nicht direkt vorgesehen, aber die wirtschaftliche Konsequenz ist real.
›Welches Format sollte ich wählen?
Für B2B: ZUGFeRD 2.3 – PDF mit eingebettetem XML. Dein Kunde sieht weiterhin eine normale Rechnung, kann sie aber automatisch verarbeiten. Für Behörden (B2G): XRechnung 3.0 als reines XML.
›Brauche ich teure Buchhaltungs-Software?
Nein. Tools wie FakturaPilot generieren E-Rechnungen ohne ERP-Anbindung. Du brauchst eine Software nur, wenn du komplexe Buchführung mit DATEV-Export, Mahnwesen und Kontenabgleich willst.
›Was kostet mich der Umstieg?
Mit FakturaPilot 0 € für die ersten 5 Rechnungen, danach ab 9 €/Monat. Vollständige Buchhaltungs-Suiten kosten typisch 18–50 €/Monat. Für reine Rechnungserstellung ist das überdimensioniert.
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