1. Vor dem Start
Halte Absenderadresse, Steuer- oder USt-ID, IBAN, Kundendaten, Leistungsdatum und Positionen bereit. Für Behörden brauchst du meist zusätzlich eine Leitweg-ID.
Hilfe & Dokumentation
Von Kundendaten bis zur fertigen E-Rechnung
Ein praktischer Ablauf ohne XML-Fachbegriffe. FakturaPilot prüft die Struktur – du bleibst für die fachliche Richtigkeit verantwortlich.
2. Rechnung ausfüllen
Rechnungsnummern müssen eindeutig und nachvollziehbar sein. Wähle Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, erfasse Absender, Empfänger und mindestens eine Position mit Menge und Nettopreis.
3. Steuer richtig setzen
Aktiviere § 19 UStG nur, wenn du die Kleinunternehmerregelung tatsächlich anwendest. Dann weist die Rechnung keine Umsatzsteuer aus und erhält automatisch den passenden Hinweis.
4. Kostenlos prüfen
Nutze zuerst die Vorschau. Sie verbraucht keinen Credit und zeigt die PDF mit Entwurfskennzeichnung. Behebe alle Hinweise, bevor du finalisierst.
5. Finalisieren & archivieren
Beim finalen Erstellen entstehen PDF und XRechnung-XML. Beide Dateien werden im Cloud-Archiv abgelegt; lade sie zusätzlich für deine eigene gesetzliche Aufbewahrung herunter.
6. Zahlung anmahnen
Im Archiv erkennst du überfällige Rechnungen und kannst eine Zahlungserinnerung oder Mahnung als PDF erstellen. Prüfe Gebühren und Verzugszinsen vor dem Versand.
Schnelle Antworten
- Ist eine normale PDF eine E-Rechnung?
- Nein. Eine E-Rechnung enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten – zum Beispiel als XRechnung-XML.
- Wann brauche ich eine Leitweg-ID?
- Vor allem bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Die korrekte ID erhältst du vom Empfänger.
- Kann ich eine finalisierte Rechnung ändern?
- Aus Nachvollziehbarkeitsgründen solltest du eine fehlerhafte Rechnung stornieren und neu ausstellen, statt die alte Datei zu überschreiben.
- Ersetzt die Prüfung einen Steuerberater?
- Nein. Die technische Prüfung erkennt Struktur- und Plausibilitätsprobleme, aber keine individuelle steuerliche oder rechtliche Fehlbeurteilung.