Schritt 1: Format wählen
Bevor du startest, kläre, welches Format der Empfänger akzeptiert. Öffentliche Auftraggeber verlangen oft XRechnung. Gewerbliche Kunden nehmen häufiger ZUGFeRD, weil sie eine lesbare PDF erhalten. Unsicher? Dann lies ZUGFeRD vs. XRechnung.
Schritt 2: Pflichtangaben sammeln
- Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
- Steuernummer oder USt-IdNr.
- Rechnungsnummer (fortlaufend, ohne Lücken)
- Rechnungsdatum und Leistungsdatum
- Positionen: Menge, Einheit, Nettopreis, Steuersatz
- Zahlungsbedingungen und IBAN
- Bei Behörden: Leitweg-ID des Empfängers
Schritt 3: Daten im Assistenten erfassen
Ein guter Assistent fragt die Pflichtfelder ab und berechnet Summen, Steuern und Fälligkeit automatisch. So vermeidest du Fehler, die später zum Ablehnen der Rechnung führen. FakturaPilot zeigt dir vor dem Export, welche Felder noch fehlen.
Schritt 4: Technische Prüfung durchführen
Vor dem Versand solltest du prüfen, ob die XML-Datei valide ist. Viele Tools bieten eine kostenlose Vorschau oder einen Validierungsbericht. Achte besonders auf fehlende Steuer-IDs, falsche Währungen oder unvollständige Adressen.
Schritt 5: Export und Versand
- XRechnung-XML, ZUGFeRD-PDF oder beides herunterladen.
- Dateien unverändert archivieren (GoBD-konform).
- Per E-Mail oder Portal an den Kunden senden.
- Zahlungseingang verfolgen und bei Bedarf Mahnung erstellen.
Häufige Fehler vermeiden
- Rechnungsnummer doppelt vergeben
- Leistungsdatum fehlt oder liegt in der Zukunft
- Steuersatz nicht korrekt zugeordnet
- Leitweg-ID bei Behörden vergessen
Häufige Fragen
Wie erstelle ich eine E-Rechnung kostenlos?
Du erfasst Rechnungsdaten in einem Online-Assistenten, lässt Pflichtfelder prüfen und lädst XRechnung-XML oder ZUGFeRD-PDF herunter. FakturaPilot bietet fünf Rechnungen dauerhaft kostenlos.
Brauche ich ein Zertifikat oder eine Signatur?
Nein. Für eine gesetzeskonforme E-Rechnung nach EN 16931 brauchst du keine qualifizierte elektronische Signatur. Wichtig sind vollständige Pflichtangaben und das richtige Format.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist reines XML, meist für Behörden. ZUGFeRD ist ein Hybrid-PDF mit eingebettetem XML, das Menschen und Software gleichermaßen lesen können.
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