Was eine XRechnung ausmacht
Eine XRechnung ist keine gestaltete PDF, sondern ein strukturierter XML-Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Buchhaltungs- und Behördensysteme lesen Felder wie Rechnungsnummer, Steuerbetrag und Bankverbindung automatisch aus.
Diese Angaben solltest du bereithalten
- Eindeutige, fortlaufend nachvollziehbare Rechnungsnummer
- Rechnungs- und Leistungsdatum sowie Zahlungsziel
- Vollständige Anschriften von Absender und Empfänger
- Steuernummer oder USt-IdNr. entsprechend deinem Fall
- Positionen mit Beschreibung, Menge, Nettopreis und Steuersatz
- IBAN und bei öffentlichen Auftraggebern die vom Kunden genannte Leitweg-ID
In fünf Schritten zur Datei
- Trage Rechnungsdatum und Fälligkeit ein.
- Vervollständige Absender und Empfänger; gespeicherte Kunden kannst du wiederverwenden.
- Erfasse jede Leistung als eigene Position.
- Prüfe den kostenlosen PDF-Entwurf und die angezeigten Pflichtfelder.
- Finalisiere erst danach PDF und XML und bewahre beide nachvollziehbar auf.
Typische Ablehnungsgründe vermeiden
Häufig scheitern Rechnungen an einer falschen Leitweg-ID, fehlenden Pflichtangaben, unplausiblen Summen oder einer ungültigen IBAN. Die lokale Vorprüfung in FakturaPilot erkennt viele strukturelle Probleme. Sie ersetzt jedoch weder die Annahmeprüfung des Empfängers noch individuelle Steuerberatung.
Nach dem Download
Sende dem Empfänger das von ihm verlangte Format. Öffentliche Auftraggeber nennen meist einen Übertragungskanal. Bewahre die ursprüngliche XML-Datei und alle geschäftlich relevanten Belege entsprechend deiner gesetzlichen Pflichten unverändert auf.
Jetzt mit einem Entwurf starten
Die Vorschau ist kostenlos und verbraucht keinen Credit. Erst beim Finalisieren wird die Rechnung archiviert.
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