Die kurze Definition
Eine XRechnung ist eine elektronische Rechnung im XML-Format, die der europäischen Norm EN 16931 folgt. Alle Angaben – von der Rechnungsnummer bis zum Steuersatz je Position – stehen in klar definierten Feldern. Software auf Empfängerseite kann diese Felder ohne manuelles Abtippen einlesen.
Warum reicht eine PDF nicht?
Eine PDF ist für Menschen gemacht. Ein Buchhaltungssystem müsste die Zahlen erst per Texterkennung raten. Genau diese Fehlerquelle soll die E-Rechnung beseitigen. Deshalb zählt eine klassische PDF-Rechnung rechtlich als „sonstige Rechnung“ und nicht als E-Rechnung.
Aufbau einer XRechnung
- Kopfdaten: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, Währung
- Beteiligte: Verkäufer, Käufer, ggf. abweichender Zahlungsempfänger
- Referenzen: Bestellnummer, Leitweg-ID bei Behörden, Vertragsnummer
- Positionen: Bezeichnung, Menge, Einheit, Nettopreis, Steuersatz
- Summenblock: Netto, Steuer je Satz, Brutto, offener Betrag
- Zahlungsdaten: IBAN, Zahlungsziel, Zahlungsbedingungen
XRechnung, ZUGFeRD, EN 16931 – wie hängt das zusammen?
EN 16931 ist die Norm, also das gemeinsame Datenmodell. XRechnung ist die deutsche Ausprägung als reines XML. ZUGFeRD packt dieselben Daten zusätzlich in eine lesbare PDF. Details zur Wahl findest du im Formatvergleich.
Typische Stolpersteine
- Fehlende oder falsche Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern
- Rundungsdifferenzen zwischen Positionssumme und Gesamtsumme
- Ungültige IBAN oder fehlende Steuernummer bzw. USt-IdNr.
- Kleinunternehmer-Hinweis nach § 19 UStG nicht korrekt gesetzt
Häufige Fragen
Was ist eine XRechnung?
Eine XRechnung ist ein rein strukturierter XML-Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Sie enthält alle Rechnungsangaben maschinenlesbar und ist in Deutschland der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine reine PDF-Datei gilt nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, weil die Daten nicht strukturiert auslesbar sind. Erst XRechnung (XML) oder ein hybrides ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Daten erfüllen die Anforderung.
Wie sieht eine XRechnung aus?
Geöffnet in einem Texteditor sieht eine XRechnung wie strukturierter XML-Code mit Feldern für Rechnungsnummer, Datum, Positionen und Steuerbeträge aus. Mit einem Viewer oder einer Visualisierung wird daraus eine gewohnte Rechnungsansicht.
Wer muss eine XRechnung erstellen?
Verpflichtend ist das Format vor allem bei Rechnungen an Bundes- und viele Landesbehörden. Im inländischen B2B-Geschäft müssen Unternehmen strukturierte E-Rechnungen seit 2025 empfangen können; beim Ausstellen gelten gestaffelte Übergangsfristen.
XRechnung ohne XML-Kenntnisse erstellen
Der Assistent führt dich durch alle Pflichtfelder und prüft die Struktur, bevor du herunterlädst.