Eingangsrechnung prüfen: So sicherst du deinen Vorsteuerabzug

Warum Eingangsrechnungen prüfen?

Den Vorsteuerabzug darfst du nur aus einer ordnungsgemäßen Rechnung geltend machen (§ 15 UStG). Fehlen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, kann das Finanzamt den Abzug bei einer Prüfung versagen. Deshalb lohnt sich eine kurze Kontrolle vor der Zahlung und Verbuchung.

Checkliste: 10 Punkte für jede Eingangsrechnung

1. Dein Name und deine Anschrift sind korrekt angegeben.
2. Name und Anschrift des Lieferanten sind vollständig.
3. Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten ist vorhanden.
4. Rechnungsdatum ist angegeben.
5. Eindeutige Rechnungsnummer – und du hast sie nicht schon einmal erhalten (Doppelzahlung vermeiden).
6. Menge und Art der Leistung sind nachvollziehbar beschrieben.
7. Leistungsdatum oder -zeitraum ist angegeben.
8. Netto, Steuersatz, Steuerbetrag und Brutto stimmen rechnerisch.
9. Steuerbefreiung oder Kleinunternehmerregelung ist begründet, falls keine USt ausgewiesen wird.
10. Leistung wurde tatsächlich erbracht und entspricht Angebot oder Bestellung.

Besonderheit E-Rechnung

Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Bei XRechnung oder ZUGFeRD sind die maßgeblichen Daten die strukturierten XML-Daten – nicht nur die sichtbare PDF. Prüfe daher, ob die XML-Daten vollständig sind. Mit unserem ZUGFeRD-Viewer oder dem XRechnung-Viewer machst du sie lesbar.

Was tun bei einer fehlerhaften Rechnung?

Bitte den Lieferanten schriftlich um eine korrigierte Rechnung und nenne die fehlenden Angaben konkret. Bezahle im Zweifel erst nach Erhalt der Korrektur. Alle Details zu den Pflichtangaben findest du in unserem Leitfaden § 14 UStG Pflichtangaben.

Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Steuerberatung.