Hinweis: allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: Oktober 2026. Einzelfälle bitte mit der Steuerkanzlei klären.
Die Antwort in 30 Sekunden
- Empfangen: Pflicht seit 1. Januar 2025 – auch für Kleinunternehmer.
- Ausstellen: Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG keine Pflicht. PDF oder Papier bleiben erlaubt.
- Archivieren: Empfangene E-Rechnungen im Originalformat GoBD-konform aufbewahren.
Wer gilt als Kleinunternehmer?
Seit 2025 gilt: Der Gesamtumsatz im Vorjahr lag bei höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr bei höchstens 100.000 €. Wer darüber liegt, verlässt die Regelung und rechnet mit Umsatzsteuer ab.
Fristen im Überblick
| Datum | Was gilt |
|---|---|
| 01.01.2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können |
| bis 31.12.2026 | Übergangszeit: Papier und PDF für Ausgangsrechnungen weiter zulässig |
| bis 31.12.2027 | Verlängerte Übergangszeit für Unternehmen mit Vorjahresumsatz bis 800.000 € |
| Kleinunternehmer | Dauerhaft von der Ausstellungspflicht ausgenommen (nach aktuellem Stand) |
Empfangen: Was du konkret brauchst
Ein E-Mail-Postfach, in das Lieferanten XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien schicken, reicht formal aus. Das Problem: Eine XML-Datei kann man ohne Viewer kaum lesen. Mit dem kostenlosen XRechnung-Viewer öffnest du sie als lesbare Rechnung, und mit Rechnung prüfen siehst du, ob alle Pflichtangaben nach § 14 UStG vorhanden sind.
Ausstellen: Freiwillig – aber oft sinnvoll
Viele Geschäftskunden verarbeiten Rechnungen automatisiert. Schickst du eine E-Rechnung, landet sie ohne Abtippen in deren Buchhaltung – das beschleunigt die Zahlung. Wichtig bei Kleinunternehmern:
- Keine Umsatzsteuer ausweisen (Steuerbetrag 0 €)
- Hinweis auf der Rechnung: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
- In der XML wird die Leistung als steuerbefreit mit Befreiungsgrund gekennzeichnet
- Alle übrigen Pflichtangaben wie bei jeder Rechnung
Ein vollständiges Muster findest du unter Kleinunternehmer-Rechnung Muster.
In 4 Schritten startklar
- Eine feste E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen festlegen und Lieferanten mitteilen
- Einen Viewer oder ein Tool zum Lesen und Prüfen von XML-Rechnungen nutzen
- E-Rechnungen im Original archivieren, nicht nur als Ausdruck
- Ausgangsrechnungen optional als ZUGFeRD erstellen – PDF und Daten in einer Datei
Häufige Fragen
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen – auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG – E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür grundsätzlich aus.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein, nach aktueller Rechtslage nicht. Rechnungen von Kleinunternehmern sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Freiwillig ist eine E-Rechnung jederzeit möglich und erleichtert Kunden die Verarbeitung.
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail?
Eine reine PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, sondern eine 'sonstige Rechnung'. Als Kleinunternehmer darfst du sie weiterhin versenden. Formate wie ZUGFeRD verbinden PDF und strukturierte Daten in einer Datei.
Was gilt, wenn ich die Kleinunternehmergrenze überschreite?
Dann gelten für dich die normalen Regeln inklusive Umsatzsteuer – und die Übergangsfristen für die E-Rechnungspflicht bei Ausgangsrechnungen. Kläre den Zeitpunkt des Wechsels mit deiner Steuerkanzlei.
Muss ich empfangene E-Rechnungen archivieren?
Ja. Die strukturierte Datei (z. B. XML) ist das Original und muss nach GoBD unveränderbar aufbewahrt werden, in der Regel acht Jahre.
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