Was beim Erzeugen wirklich passiert
Aus deinen Rechnungsdaten entsteht zuerst ein XML-Datensatz nach EN 16931 (CII-Syntax). Anschließend wird eine PDF/A-3-Datei erzeugt und der XML-Datensatz als Anhang eingebettet. Der Empfänger sieht eine gewohnte Rechnung, seine Buchhaltungssoftware greift auf die strukturierten Felder zu.
Diese Daten brauchst du
- Vollständige Absender- und Empfängerdaten inklusive Steuernummer oder USt-IdNr.
- Fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Fälligkeit
- Positionen mit Menge, Einheit, Nettopreis und Steuersatz
- IBAN und Zahlungsbedingungen
In fünf Schritten
- Rechnungsdaten im Assistenten erfassen oder Kunden aus der Kundenliste laden.
- Positionen anlegen – Summen und Steuerbeträge werden automatisch berechnet.
- Kostenlose Vorschau prüfen: Pflichtfelder und Plausibilität werden markiert.
- Rechnung finalisieren; dabei entsteht das Hybrid-PDF plus optional die reine XRechnung.
- Datei per E-Mail versenden und im Archiv revisionssicher ablegen.
Vor dem produktiven Versand testen
Bitte einen Stammkunden um eine Testrechnung und lass ihn den Import prüfen. Bei öffentlichen Auftraggebern ist oft die reine XRechnung verlangt – kläre das vorab.
Häufige Fragen
Wie erstelle ich eine ZUGFeRD-Rechnung?
Du erfasst die Rechnungsdaten einmal vollständig, erzeugst daraus die strukturierten XML-Daten nach EN 16931 und bettest sie in eine PDF/A-3-Datei ein. In FakturaPilot passiert das automatisch beim Finalisieren der Rechnung.
Woran erkenne ich eine ZUGFeRD-Rechnung?
Öffne die PDF und prüfe die Dateianhänge. Enthält sie eine eingebettete XML-Datei wie factur-x.xml oder zugferd-invoice.xml, handelt es sich um ein hybrides ZUGFeRD-Dokument.
Brauche ich für ZUGFeRD eine separate XML-Datei?
Nein. Der Vorteil des Hybridformats ist, dass PDF-Ansicht und XML-Daten in einer einzigen Datei stecken. Manche Empfänger verlangen trotzdem zusätzlich eine reine XRechnung.
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Die Vorschau ist kostenlos. ZUGFeRD 2.3 ist in Plus und Pro enthalten.