Die kurze Definition
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem digitalen, maschinenlesbaren Format. In Deutschland sind das vor allem XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (Hybrid-PDF mit eingebettetem XML). Beide basieren auf der europäischen Norm EN 16931 und enthalten dieselben Pflichtangaben wie eine klassische Rechnung – nur als Daten statt als Papier oder statisches PDF.
E-Rechnung vs. normale PDF-Rechnung
- PDF-Rechnung: Menschlich lesbar, aber für Software nur ein Bild oder Textdokument.
- XRechnung: Reines XML für Behörden und automatisierte Verarbeitung.
- ZUGFeRD: PDF für Menschen + XML für Software in einer Datei.
Wer eine E-Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber oder bestimmte Unternehmen schickt, muss eines der beiden Formate verwenden. Mehr dazu im Artikel ZUGFeRD vs. XRechnung.
Wer ist verpflichtet?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen und Behörden E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen kommt in Stufen: ab 2026 für große Unternehmen, ab 2027 für mittlere und ab 2028 auch für kleine. Freelancer und Kleinunternehmer sollten sich deshalb jetzt vorbereiten.
Welche Angaben muss eine E-Rechnung enthalten?
- Vollständige Adressen von Leistendem und Empfänger
- Steuernummer oder USt-IdNr.
- Rechnungsnummer und -datum
- Leistungsdatum, Menge, Einheit und Preis
- Netto-, Steuer- und Bruttobeträge
- Bei XRechnung an Behörden: Leitweg-ID
So erstellst du eine E-Rechnung kostenlos
- Rechnungsdaten im Assistenten erfassen.
- Prüfung der Pflichtfelder abwarten.
- XRechnung-XML oder ZUGFeRD-PDF herunterladen.
- Originaldatei unverändert archivieren.
Häufige Fragen
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format – in Deutschland meist XRechnung-XML oder ZUGFeRD-Hybrid-PDF nach EN 16931. Sie enthält dieselben Pflichtangaben wie eine Papierrechnung, aber als digitale Daten.
Was ist der Unterschied zwischen E-Rechnung und PDF-Rechnung?
Eine einfache PDF-Rechnung ist ein digitales Bild oder Dokument. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes hat strukturierte Datenfelder, die Software direkt verarbeiten kann – zum Beispiel XML oder eingebettetes XML in einer ZUGFeRD-PDF.
Wer muss eine E-Rechnung ausstellen?
Seit 2025 müssen Unternehmen, Behörden und öffentliche Auftraggeber im B2B- und B2G-Bereich E-Rechnungen annehmen können. Ab 2027/2028 wird die Pflicht zum Ausstellen schrittweise für alle Unternehmen greifen.
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