Was gilt seit 2025?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen, Behörden und öffentlichen Einrichtungen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das bedeutet: Wenn ein Kunde oder Auftraggeber eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung anfragt, musst du sie liefern können.
Die Stufenplan zum Ausstellen
- Ab 2026: Große Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern oder 50 Mio. Euro Umsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
- Ab 2027: Mittlere Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern oder 10 Mio. Euro Umsatz folgen.
- Ab 2028: Alle übrigen Unternehmen, einschließlich kleiner Firmen und Freelancer, müssen E-Rechnungen ausstellen.
Wer zählt als Unternehmen?
Jede gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit gilt als Unternehmen – auch Einzelunternehmer, Freiberufler und Kleinunternehmer. Die Pflicht richtet sich also nicht nach der Rechtsform, sondern nach der wirtschaftlichen Tätigkeit.
Wichtige Ausnahmen
- Rechnungen unter 1.000 Euro brutto an öffentliche Auftraggeber (B2G) können von der XRechnungspflicht ausgenommen sein.
- Bestimmte Branchen und Sonderfälle wie Bahn- oder Verteidigungsbereich haben Übergangsfristen.
- Privatrechnungen oder Rechnungen an Endverbraucher fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht.
Mehr Details zu Ausnahmen findest du im Artikel E-Rechnungspflicht Ausnahmen.
Was du jetzt tun solltest
- Prüfe, welche Kunden bereits E-Rechnungen anfragen.
- Wähle ein Tool, das XRechnung und ZUGFeRD unterstützt.
- Teste den Workflow mit einer kostenlosen Rechnung.
- Dokumentiere den Prozess für dich und deine Buchhaltung.
Häufige Fragen
Wer muss E-Rechnungen ausstellen?
Ab 2026 müssen große Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, ab 2027 mittlere Unternehmen und ab 2028 auch kleine Unternehmen und Freelancer. Bis dahin müssen alle Unternehmen E-Rechnungen bereits empfangen können.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Ja, spätestens ab 2028. Kleinunternehmer sind Unternehmen im steuerlichen Sinne und fallen unter die Pflicht. Ausnahmen gelten nur in speziellen Fällen.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung erstelle?
Bei Geschäften mit verpflichteten Partnern kann die Rechnung zurückgewiesen werden. Das verzögert die Zahlung und erzeugt zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
Schon jetzt vorbereitet sein
Teste E-Rechnungen kostenlos, bevor die Pflicht greift.