Die grundlegende Regel
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen folgt in Stufen bis 2028. Daneben gibt es aber Ausnahmen, die vor allem für B2G-Geschäfte und kleine Rechnungen relevant sind.
Ausnahme 1: Kleine Rechnungen an Behörden
Rechnungen unter 1.000 Euro brutto an öffentliche Auftraggeber müssen nicht zwingend als XRechnung übermittelt werden. Der Auftraggeber kann aber freiwillig das XML-Format verlangen. Deshalb lohnt es sich, das Format trotzdem bereitzuhalten.
Ausnahme 2: Besondere Branchen
- Verteidigungs- und Sicherheitsbereich
- Eisenbahnverkehr (bestimmte Bereiche)
- Sonstige von der EU definierte Ausnahmekategorien
Diese Branchen haben oft längere Übergangsfristen oder abweichende technische Anforderungen. Für die meisten Freelancer und KMU spielen sie aber keine Rolle.
Ausnahme 3: Rechnungen an Endverbraucher
Die E-Rechnungspflicht gilt für B2B- und B2G-Geschäfte. Rechnungen an private Endverbraucher (B2C) sind nicht betroffen. Hier reicht weiterhin eine klassische PDF- oder Papierrechnung.
Häufige Irrtümer
- „Ich bin Kleinunternehmer, also bin ich ausgenommen.“ Falsch. Spätestens 2028 gilt die Pflicht auch für dich.
- „Mein Kunde verlangt nicht danach, also muss ich nichts tun.“ Risiko: Sobald ein verpflichteter Partner fragt, musst du liefern können.
- „Eine PDF reicht als E-Rechnung.“ Nur, wenn es sich um ZUGFeRD-Hybrid-PDF handelt. Eine normale PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Trotz Ausnahme: Vorbereitung lohnt sich
Auch wenn du heute noch ausgenommen bist, empfiehlt es sich, ein Tool zu haben, das E-Rechnungen erzeugen kann. So vermeidest du Zahlungsverzögerungen und bist für 2028 gerüstet.
Häufige Fragen
Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?
Ja. Beispiele sind Rechnungen unter 1.000 Euro brutto an öffentliche Auftraggeber, bestimmte Branchen wie Verteidigung oder Bahn, sowie Rechnungen an Endverbraucher.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Spätestens ab 2028 ja. Bis dahin müssen sie E-Rechnungen bereits empfangen können, wenn ein verpflichteter Partner danach fragt.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen ins EU-Ausland?
Die deutsche E-Rechnungspflicht gilt für inländische Geschäftsbeziehungen. Im EU-Ausland gelten teilweise ähnliche, aber eigenständige Regelungen.
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