Muss-Kriterien
- XRechnung-XML nach EN 16931 als Download
- Validierung der Pflichtfelder vor dem Export
- Lesbare PDF für den Kunden, idealerweise ZUGFeRD-Hybrid
- Unveränderte Aufbewahrung der Originaldateien
- Export der eigenen Daten, damit kein Lock-in entsteht
Nice-to-have
- Kundenstamm und wiederkehrende Rechnungen
- E-Mail-Versand mit Statusverfolgung (Entwurf, versendet, bezahlt)
- Zahlungserinnerungen und Mahnstufen
- Kundenportal für den Rechnungsabruf
- DATEV-tauglicher Export für die Steuerkanzlei
Worauf du bei den Kosten achten solltest
Achte auf Preis pro Nutzer, Limits bei Rechnungsanzahl, Aufpreise für Archiv oder Formate und die Kündigungsfrist. Ein günstiger Einstiegstarif nützt wenig, wenn ausgerechnet der Formatexport im teuren Paket steckt. Unsere Tarifübersicht zeigt pro Stufe, was enthalten ist.
Drei typische Profile
- Nebenberuflich, wenige Rechnungen: kostenloser Einstieg reicht meist aus.
- Vollzeit-Freelancer: Kundenstamm, Archiv und E-Mail-Versand sparen echte Zeit.
- Kleines Team: wiederkehrende Rechnungen, Mahnwesen und Kanzlei-Export werden relevant.
Häufige Fragen
Was muss eine E-Rechnung-Software können?
Sie sollte XRechnung-XML nach EN 16931 erzeugen, idealerweise ZUGFeRD-Hybrid-PDF unterstützen, Pflichtfelder validieren, Rechnungen versenden und die Originaldateien nachvollziehbar archivieren.
Brauche ich als Freelancer eine große Buchhaltungssoftware?
Meist nicht. Wenn du nur Rechnungen schreiben und normgerecht ausgeben musst, reicht ein schlankes Tool. Eine Komplettlösung lohnt sich erst mit Bankabgleich, Lohn oder komplexer Anlagenbuchhaltung.
Was kostet eine E-Rechnung-Software?
Schlanke Tools starten im niedrigen einstelligen Eurobereich pro Monat, Komplettpakete liegen deutlich höher. FakturaPilot beginnt bei 0 Euro für die ersten fünf Rechnungen, Lite kostet 9 Euro pro Monat.
Ohne Verpflichtung testen
Fünf Rechnungen sind kostenlos enthalten – ohne Zahlungsdaten.